一、接听电话或微信语音通话
很多跨国公司规定，来电必须在第二声铃响之后即刻接听，如果没有时间也要马上挂断，给对方明确的信息。一直无人接听是很不礼貌的。接通电话在礼貌称呼之后，必须主动报出公司或部门的名称。如：“您好，XX公司**部门***。Can I help you?”如果是手机熟人通话或微信语音通话，你肯定知道对方是谁，则应尊称说：“*总您好!很高兴接到您的电话，您今天找我是什么事?”切忌拿起电话劈头就问：“喂!你好，请讲……”
如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉：“对不起，让您久等了。”
请注意，很多正式单位尤其是有关部门，依然习惯用座机电话沟通，显得比较正式，如果是办公时的座机接听电话，不外乎三种情况，一是刚好是本人接电话;二是本人在，但不是他接电话;三是他不在办公室里。
第一种情形，说：“我就是，请问您是……?”
第二种情形，接话人说：“请稍候，我看他是否在开会，马上给您回复或请他过来”
第三种情形，接话人则说：“抱歉，他刚好出去了，您需要留话吗我会负责转告!”
切忌只说一声“不在，您等会儿再打过来”，如果打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言，但要注意言语简洁，节约时间。
如果你和某人在他的办公室谈话，而他突然接到了一个紧急电话，无论电话内容是什么，你应该知趣的退出房间”而他在接电话的时候也应该说：“对不起，我接下这个电话。”
二、秘书或下属电话礼仪
如果你用了一个新秘书，应该教你的秘书有一个良好的电话礼仪，并逐渐把所有要领灌输给她。
首先是让她不要过多地参与你的电话，使你几乎不能直接和来电人联系。为此，作为她的老板，你至少应该给她提供如下的名单：
你的至亲的人:家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人。接到这类电话，秘书会说：“我知道老板很想立即与你通话。”
你的重要客户:如果你有时间就和他们通话。如果暂时没有时间，秘书应说：“我知道老板很想接你的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他打回电给你的。”
你不想接听电话的人:接到这类电话，秘书则说：“我很抱歉，老板目前仍在开会，他没有时间来接电话。所以我只能建议你把你要说的写封信，然后寄到办公室来。”
同时要告诉秘书，不要让任何人等待超过15秒，如果你不得不持续时间长一点，让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他!然后务必要做到。
此外，还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人。换句话说，让她多了解公司，什么人是负责什么事的，以便当你不在的时候，她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。
三、做好语音或转达留言
当错过别人电话时，有礼貌的做法应该是当天回电给对方。如果你没办法回电，那么应该在一天内微信或短信告知原因并询问约定后续通话时间。
在办公室里，每个人上班、下班及中间离开或外出的时间都不一样，替同事接听电话时，要替同事做好电话留言，记下别人的姓名、电话。在这方面我们要互相帮助。很多政企单位的问题就是多一事不如少一事，没有转达，导致致电人不满，尤其公共服务行业必须落实接听责任和转达制度
四、国际电话留意时差和沟通工具差异
打国际电话尤其要注意时间差和沟通工具差异，很多跨国公司经常被当地员工或客户投诉，就是因为以自我的时间和沟通工具为准，而没有尊重当地时间和管用沟通交流工具。比如中国目前最常用微信，很多跨国公司高管却坚持使用自己所在国的通话时间和沟通工具，由此造成的效率降低、沟通问题或沟通一方不满非常普遍，曾经有强势供应商和客户就是因为沟通时间和沟通工具差异，感到强烈的不受尊重，取消合作转投其他企业，这是教训。
五、公事电话少点闲聊，增进感情宁可见面
电话交谈所持续的时间，以谈话内容和双方关系来定：事多亲近则长，事少疏远则短。如果不是预约电话，时间须5分钟以上的，那么就应首先说出自己的通话大意和大概时间，并征询对方现在讲话对对方是否合适;若不方便，就请对方另约时间。这是非常尊重和专业的做法，也会让对方觉得你很靠谱。
有候来电话的人啰啰嗦嗦，你不愿再花费时间和他无聊在谈下去，你可以以礼貌地说：“我不想占你太多的时间，以后再谈，行吗?”返回搜狐，查看更多